Viernes antes de salir — 5 minutos contando en Google Sheets
Clientes y reportes cerrados
Contar filas nuevas con FECHA_FIRMA de esta semana
Suma de todos los reportes de los clientes cerrados
Clientes estudiados que Pipe no pudo ayudar
—
Reportes por cliente (promedio semana)
—
% aceptación (cerrados / total atendidos)
Radicación en plazo
Revisar en Sheets: RECEPCIÓN vs FCHA. RADICADO
Objeción más frecuente de la semana
Ya me estafaron antes
No doy adelanto
¿Son profesionales?
Lo pienso / luego escribo
Me parece caro
¿Cómo sé que funciona?
No tenía dinero
Otra
¿En qué parte del flujo se pierden más clientes?
Respuesta lenta inicial
Diagnóstico / viabilidad
Explicación del servicio
Precio / cierre
Silencio después del audio
¿Cómo fue la semana?
Buena semana
Semana regular
Semana difícil
Observación de la semana (algo que Pipe quiera anotar)
MF
María Fernanda
Viernes — 3 minutos contando en Sheets
Filas con FCHA. RADICADO de esta semana
Filas con RESULTADO vacío (en trámite)
Correos clasificados como POSITIVA esta semana
Filas con RAD. TUTELA de esta semana
¿Hay algo atascando producción?
Tendencia — últimas semanas
Sin semanas registradas aún.
Registro completo
Semana
Cerrados
Reportes
Rep/cli
Radicados
Positivos
Tutelas
Activos
Semana
Sin registros aún
Reunión del lunes: 20 minutos máximo. Pipe y María llenan el viernes antes de salir. El lunes los tres revisan juntos. El objetivo es entender qué pasó y decidir una sola cosa que cambia esa semana.
Los 5 pasos de la reunión
1
5 min — números
Leer los datos del formulario en voz alta
Ver clientes cerrados, reportes por cliente, radicados, positivos y tutelas. No analizar todavía — solo leer. Si hay un número muy distinto a la semana anterior, marcarlo para la siguiente pregunta.
2
3 min — Pipe habla
"¿En qué momento del proceso sentiste que perdías más clientes?"
Pipe responde sin interrupciones. Solo escuchar. Esta pregunta revela el problema real de la semana — puede ser la velocidad de respuesta, el audio, el precio o los leads de Meta.
3
3 min — objeción de la semana
¿Qué objeción fue más frecuente y cómo la manejó Pipe?
Si no usó la respuesta del protocolo, hacer roleplay de 60 segundos ahí mismo. Daniel o María juegan al cliente, Pipe practica la respuesta. Una vez, no diez.
4
5 min — una sola decisión
"¿Qué cambia esta semana?" — una cosa, con responsable y fecha
Puede ser: "Pipe practica el cierre directo con cada viable" o "ajustar el audio de presentación" o "verificar el viernes que todos los ACEPTO están en Sheets". Una sola cosa. Quien la anota, la cumple.
5
4 min — producción
María Fernanda: ¿qué está atascando la producción esta semana?
Revisar si hay entidades fuera de plazo, tutelas pendientes de presentar o datos incompletos de clientes. Asignar acción concreta si hay bloqueo.
Señales de alerta — actuar si se repite 2 semanas
Menos de 20 clientes cerrados en la semana
Revisar si el problema es volumen de leads (Meta) o tasa de cierre (protocolo de Pipe). Son problemas distintos con soluciones distintas.
Radicación fuera de 48h hábiles repetida
Cuello de botella en apertura. Puede ser datos incompletos del cliente o acumulación en producción de María.
Misma objeción dominante 3 semanas seguidas
Pipe no está aplicando la respuesta del protocolo. Hacer roleplay específico de esa objeción en la reunión.
Reportes por cliente promedio por encima de 3.5
Están llegando clientes con muchos reportes — revisar si son viables todos o si hay que ajustar el filtro de entrada.
Positivos recibidos en la semana
Cada positivo que María registra es dinero en proceso. Verificar que Daniel está haciendo el seguimiento de cobro de esos casos.
Reportes por cliente (promedio real del sistema)2.35verificado en Sheets
% aceptación esperada (cerrados / total atendidos)35% – 60%
Radicación en plazo (48h hábiles)100% siempre
Positivos por semana (con 300+ casos activos)6 – 15
Tasa de éxito real (positivas de casos con resultado)~73%verificado en Sheets
Regla de oro: una sola cosa cambia por semana. Si cambias el audio, el cierre y el precio al mismo tiempo, no sabes qué funcionó. Una variable, dos semanas, luego la siguiente.
Análisis basado en el Sheets actual: 607 reportes válidos, 258 clientes, precio promedio $244k (registros viejos jalando hacia abajo). Tasa de éxito global del 73% en casos con resultado.
Problemas críticos — atender esta semana
Urgente 78 positivos sin verificar eliminación
Hay 78 filas con RESULTADO=POSITIVA pero ELIMINADA sin marcar SI. Ejemplos: Duvan Beltrán (Claro, NO), John Lindarte (Claro, NO), Giovanny Ciro (Beta Davivienda, NO), Dairo Sabalza (Red Instantic, NO). Acción: Daniel revisa uno por uno en Midatacrédito y marca ELIMINADA=SI o NO según corresponda. Esos 78 son cobros bloqueados.
Urgente 14 marcados SIN AVISAR en PAGO
El reporte se eliminó pero el cliente no fue avisado de que ya puede pagar. Paola Redin tiene 3 casos así. Acción: Daniel contacta esos 14 clientes esta semana con el mensaje de cobro. Son ingresos que ya están listos pero nadie los activó.
Urgente 16 negativas viables sin tutela presentada
16 casos con RESULTADO=NEGATIVA_VIABLE donde la entidad incumplió requisitos pero no se ha presentado tutela todavía. Acción: María Fernanda los revisa y prioriza cuáles presentar esta semana. Algunos pueden tener más de 15 días hábiles sin tutela.
Mejoras al Sheets — implementar esta semana
Importante Estandarizar valores de ELIMINADA y PAGO
ELIMINADA tiene valores: SI, NO, vacío, y espacio. PAGO tiene: SI, NO, SIN AVISAR, vacío. El bot y el futuro bot auditor leen mal cuando hay espacios o vacíos inconsistentes. Acción: Definir valores fijos y hacer limpieza: vacío = en trámite, SI = confirmado, NO = confirmado negativo. Nunca espacios.
Importante 16 registros sin ABOGADO asignado
El bot de WhatsApp opera con ESTADO_BOT pero si ABOGADO está vacío hay ambigüedad de quién lleva el caso. Acción: Pipe asigna ABOGADO en el momento de registrar el caso nuevo. Nunca dejar esa celda vacía.
Importante Agregar columna FECHA_CIERRE_PIPE
FECHA_FIRMA registra cuándo el cliente firmó, pero no cuándo Pipe completó el registro en Sheets. Con FECHA_FIRMA ya se puede calcular la semana de entrada de cada cliente automáticamente — úsala como referencia. Acción: Asegurarse de que todos los casos nuevos tengan FECHA_FIRMA (viene del bot automáticamente con ACEPTO).
Datos estratégicos encontrados en el Sheets
Dato útil Entidades con 100% de tasa de éxito
Colombia Móvil: 11/11 positivas (100%). Red Instantic orig-WOM: 12/12 (100%). WOM: 4/4 (100%). Colombia Telec Móvil: 8/8 (100%). Cartera ETB: 8/10 (80%). Sugerencia: cuando Pipe filtra viabilidad, estos tipos de entidades deben tener prioridad — son casi garantía de éxito.
Dato útil Entidades con 0% de tasa de éxito — rechazar siempre
Sistecredito: 0/10 (0% en casos con resultado). Adelante Soluciones: 0/3 (0%). Esto confirma la regla de no aceptar Sistecredito. Sugerencia: agregar "Adelante Soluciones" a la lista de entidades que Pipe rechaza automáticamente.
Dato útil Precio promedio real vs precio nuevo
El precio promedio actual en el Sheets es $244k (por registros viejos a $200k-$250k). Con el nuevo precio de $350k, en 2-3 meses el promedio del Sheets va a subir solo. Sugerencia: agregar una columna FECHA_PRECIO para distinguir registros con precio viejo vs nuevo en el futuro.
Objetivo: que cualquier persona pueda reemplazar a Pipe desde el día 1 leyendo este plan. Todo el conocimiento debe estar documentado, no en su cabeza.
Esta semana — lo que se hace ahora mismo
HoySesión de entrenamiento del protocolo (45 min)
Daniel le hace el pitch a Pipe como si fuera un cliente — desde el saludo hasta el cierre
Pipe atiende usando el protocolo y los atajos de WhatsApp Business en vivo
Al final, Daniel da feedback en exactamente 3 puntos — no más. Lo más importante primero
Grabar el audio del roleplay para que Pipe lo escuche después
Esta semanaVerificar los 5 atajos de WhatsApp Business
Confirmar que /holadata, /pantallazo, /procesodata, /datos y /radicado están configurados con el texto exacto del protocolo
Si alguno falta o tiene texto diferente, corregirlo hoy — tarda 5 minutos
Probar cada atajo desde el teléfono de Pipe antes del lunes
Esta semanaPipe aprende a leer el Sheets para el seguimiento
Enseñarle a contar filas con FECHA_FIRMA de la semana actual = clientes cerrados
Enseñarle a sumar los reportes de esas filas = reportes totales
Enseñarle a contar filas sin RESULTADO = casos activos (dato para María, pero Pipe debe entenderlo)
Esto toma 20 minutos de explicación con el Sheets abierto
Semana 2 — construir el hábito
Semana 2Primera reunión de lunes con el formulario real
Pipe llena este formulario el viernes — es la primera vez con datos reales
La reunión dura exactamente 20 minutos — usar temporizador
Al final de la reunión: anotar la una sola cosa que cambia esa semana
No cambiar el formulario todavía — dejarlo correr 4 semanas antes de ajustar
Semana 2Crear el documento de viabilidad de Pipe
Una hoja de Google Doc de 1 sola página con la tabla de entidades: verde (100% éxito), amarillo (depende), rojo (no aceptar)
Basado en los datos reales del Sheets — Colombia Móvil, WOM, Red Instantic = verde. Sistecredito, Adelante Soluciones = rojo
Pipe lo tiene abierto mientras atiende clientes
Se actualiza cuando María Fernanda ve un patrón nuevo — no más de una vez al mes
Mes 1 — medir y ajustar
Mes 1Identificar el mayor cuello de botella de Pipe
Después de 4 semanas del formulario, revisar el historial: ¿en qué parte del flujo se pierden más clientes consistentemente?
Si es el cierre: práctica de roleplay del cierre una vez por semana en la reunión
Si es la objeción de estafa: reforzar ese punto específico del protocolo
Si es el diagnóstico lento: estudiar si se puede hacer en menos de 15 minutos con el Sheets abierto
Mes 1Crear el Manual de Puesto de Pipe (documento vivo)
Qué incluye: protocolo de ventas (ya existe), tabla de viabilidad, atajos de WhatsApp Business, cómo registrar en Sheets paso a paso con capturas, cómo contar los datos del seguimiento semanal
Quién lo escribe: Pipe mismo, dictando a Daniel o María lo que hace — 2 horas de trabajo
Formato: Google Doc compartido, sin contraseña, acceso de edición para el equipo
Regla: si algo cambia en el proceso, se actualiza el doc ese mismo día antes de que la persona salga
Sistema — para cuando Pipe sea ascendido
SistemaEl puesto debe poder llenarse en 3 días hábiles
Día 1: la persona nueva lee el Manual de Puesto de cabo a rabo — 3 horas. Hace preguntas por escrito al final
Día 2: la persona nueva observa a Pipe atendiendo 5 clientes reales sin intervenir
Día 3: la persona nueva atiende clientes con Pipe al lado, que puede corregir pero no intervenir antes de que ella responda
Desde el día 4: atiende sola. Pipe revisa el formulario semanal y el historial del Sheets — no las conversaciones individuales
SistemaFelipe pasa a producción — plan de transición
El ascenso de Pipe ocurre solo cuando: el Manual de Puesto está completo, la nueva persona pasó los 3 días de onboarding, y el formulario semanal muestra al menos 4 semanas de datos estables
Pipe pasa a producción con María: aprende el flujo de radicación, respuestas y tutelas durante 2 semanas observando
María Fernanda pasa a coordinar producción Y cobros: sistema de cobro documentado + alertas automáticas del bot auditor
Daniel queda libre para remates y estrategia — ese es el objetivo final
Regla de documentación: si algo no está escrito, no existe. Si Pipe sabe cómo hacer algo y no está en el manual, está en riesgo. Cada proceso que se aprende se documenta ese mismo día.